Tugas : Mata
Kuliah Manajemen Diklat
Dosen : Drs. H.
Romli Ardie, M.Pd
Disusun
Oleh : Yustina Liestyastuti dan Dewi
Septiani K
Prodi :
Teknologi Pembelajaran Pasca Sarjana UNTIRTA
A. PENDAHULUAN
Pendidikan
dan pelatihan (Diklat) merupakan suatu proses pembelajaran dalam organisasi
yang mengarah pada perubahan pengetahuan, keterampilan, sikap dan perilaku
pegawai untuk memenuhi harapan kualifikasi kerja dan tuntutan perkembangan
organisasi baik secara internal maupun eksternal. Pada PP No 101 tahun 2000
tentang Penyelenggaraan diklat pada organisasi publik khususnya para PNS atau
saat ini disebut ASN (Aparatur Sipil Negara) bertujuan untuk:
1.
Meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan,
dan sikap untuk dapat melaksanakan tugas jabatan secara professional dengan
dilandasi kepribadian dan etika pegawai sesuai dengan kebutuhan instansi;
2.
Menciptakan aparatur yang mampu berperan sebagai pembaharu dan perekat
persatuan dan kesatuan bangsa;
3.
Memantapkan sikap dan semangat pengabdian yang berorientasi pada
pelayanan, pengayoman, dan pemberdayaan masyarakat;
4.
Menciptakan kesamaan visi dan dinamika pola pikir dalam tugas
pemerintahan umum dan pembangunan demi terwujudnya pemerintahan yang baik.
Menurut Schiavo-Campo & Sundaram
(2000) dalam Haris Faozan (2004) bahwa diklat yang dirancang dengan baik dapat
mencapai beberapa atau semua tujuan berikut: improve efficiency (reduce unit cost); help make labor more mobile, and
government personnel more flexible and adaptable; motive staff; lead to better
and more responsive public service; equip government agencies with the skills
and expertise they need to achieve their strategic objectives; and achieve
specific personnel management objectives, such as employment equity, as well as
build capacity in specific sectors.
Ketercapaian tujuan tersebut sangat
tergantung pada kebijakan, strategi, dan kualitas pengelolaan kegiatan diklat.
Berdasarkan hal itu, permasalahan yang akan dikaji dalam makalah ini adalah
“Pentingnya manajemen diklat bagi
organisasi”
B. PENGERTIAN
MANAJEMEN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN, ORGANISASI
Manajemen merupakan
usaha menggerakkan dan mengendalikan orang-orang
yang dalam organisasi supaya mereka bekerja secara optimal. Manajemen juga
diartikan sebagai proses mendayagunakan orang dan sumber daya lain untuk tujuan organisasi secara efektif
dan efisien
Pendidikan dan
pelatihan (Diklat) merupakan suatu proses pembelajaran dalam organisasi yang
mengarah pada perubahan pengetahuan, keterampilan, sikap dan perilaku pegawai .
Organisasi merupakan
pengelompokan orang-orang ke dalam aktivitas kerja sama untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.
C. MANAJEMEN
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
Manajemen
diklat adalah upaya yang sistematis dan terencana dalam mengoptimalkan seluruh
komponen diklat guna mencapai tujuan program secara efektif dan efesien.
Komponen diklat terdiri dari kurikulum, sumber daya manusia, sarana/prasarana,
dan biaya. Manajemen diklat yang sistematis dan terencana meliputi perencanaan,
pelaksanaan, pengawasan (kontrol), dan evaluasi, terutama menyangkut tentang
organisasi, program, sumber daya, dan pembiayaan. Sedangkan tujuan
penyelenggaraan diklat secara umum adalah meningkatkan aparatur yang
profesional.
Untuk mewujudkan aparatur yang profesional, dibutuhkan program diklat yang berkualitas, yaitu program diklat baik klasikal maupun non klasikal yang mampu
memenuhi kebutuhan kompetensi peserta. Kompetensi peserta diklat merupakan kemampuan dan
karakteristik aparatur yang meliputi pengetahuan, keterampilan, dan sikap
perilaku yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas jabatannya.
Dalam konteks inilah, maka pemerintah menetapkan beberapa
kebijakan yang tertuang dalam PP
No 101 tahun 2000 tentang penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan, khususnya
untuk Aparatur Sipil Negara.
Berbagai kebijakan diklat aparatur yang telah ditetapkan dalam Peraturan
Pemerintah tersebut, semuanya diarahkan pada terwujudnya penyelenggaraan diklat yang berbasis kompetensi. Kebijakan
tersebut mengatur tentang: 1) tujuan dan
sasaran diklat, 2) jenis dan jenjang, 3)
peserta, 4) kurikulum dan metode, 4) tenaga kediklatan, 5) sarana dan
prasarana, 6) penyelenggara, 7), pembiayaan, 8) pengendalian, 9) pembinaan, dan
10) ketentuan-ketentuan diklat lainnya.
Kebijakan-kebijakan
tersebut dijadikan pedoman pengelolaan penyelengaraan diklat. Tahapan penyelenggaraan
diklat seperti dijelaskan oleh Russel dalam Sulistiyani dan Rosidah (2003)
meliputi: 1).
penilaian kebutuhan pelatihan (need assesment), yang bertujuan
mengumpulkan informasi untuk menentukan dibutuhkan atau tidaknya program
diklat, 2) pengembangan program pelatihan (development), bertujuan untuk
merancang lingkungan pelatihan dan metode pelatihan yang dibutuhkan guna
mencapai tujuan pelatihan, 3) evaluasi program pelatihan (evaluation) bertujuan
untuk menilai apakah diklat telah mencapai tujuan yang diharapkan.
Langkah-langkah
strategis dan sistematis dalam mengelola program pelatihan dan diklat adalah
sebagai berikut:
1. Perencanaan
diklat
Kegiatan
perencanaan diklat dilakukan dengan cermat agar tujuan diklat dapat tercapai.
Kegiatan perencanaan mencakup beberapa hal, yaitu:
a. Identifikasi
dan analisis kebutuhan diklat.
Identifikasi
dan analisis kebutuhan diklat bertujuan untuk mengetahui sejauh mana kebutuhan
diklat perlu dipenuhi. Langkah awal dalam menganalisis kebutuhan diklat yaitu
dengan melihat penyebab masalah dalam organisasi tersebut. Jenis analisis
kebutuhan diklat dapat berupa analisis kinerja, fungsi, pekerjaan, dan fungsi.
b. Menguji
dan menganalisis jabatan dan tugas
Menguji
dan menganalisis jabatan merupakan suatu proses mendapatkan informasi tentang
suatu jabatan untuk menyusun standar-standar tertentu.
c. Klasifikasi
dan menentukan peserta diklat
Klasifikasi
peserta diklat disesuaikan dengan jabatan dan tugas yang diemban oleh masing-masing
peserta. Hal yang perlu diperhatikan dalam menentukan peserta diklat adalah
kuota dan sumber daya yang mendukung pelaksanaan diklat seperti latar belakang,
pengalaman, usia, pendidikan, dan sebagainya.
d. Merumuskan
tujuan diklat
Tujuan
diklat disusun berdasarkan orientasi yang diharapkan oleh organisasi pada
sumber daya manusia yang akan mengikuti diklat. Pada dasarnya tujuan pelatihan
dapat dibedakan menjadi tiga kategori pokok domain, yang meliputi:
1)
Cognitive
domain, adalah tujuan diklat yang berkaitan
dengan meningkatkan pengetahuan peserta. misalnya peningkatkan pemahaman guru
terhadap kurikulum 2013
2)
Affective
domain, adalah tujuan diklat yang berkaiatan
dengan sikap dan tingkah laku, misalnya peningkatan motivasi dan kreatifitas
guru dalam pengembangan model pembelajaran.
3)
Psychomotor
domain, adalah tujuan diklat yang berkaitan
dengan keterampilan peserta diklat, misalnya peningkatan keterampilan atletik
bagi guru penjaskesor.
e. Menyusun
rancangan program diklat
Menyusun
rancangan program diklat adalah menyusun kurikulum. Untuk
merancang suatu kurikulum dan menyajikannya dalam suatu sajian tertentu, maka
dianjurkan langkah-langkah berikut :
1)
Menentukan dan memprioritaskan
isi/muatan materi diklat.
2)
Membangun hubungan logis dan
urutannya.
3)
Menentukan metoda dan media
pelatihan
4)
Menentukan kebutuhan waktu.
Rancangan
kurikulum tersebut kemudian disusun dalam perencanaan pelaksanaan diklat yang
memuat semua aspek pelaksaaan diklat yang meliputi: peserta pelatihan dan
jumlahnya, fasilitator/pelatih, tempat pelaksanaan, waktu pelaksanaan,
kelengkapan pendukung, kebutuhan biaya dan sumber dana, bahan pelatihan,
konsumsi, akomodasi, transportasi, dokumentasi, dan kepanitiaan.
f. Menyusun
dan mengembangkan kerangka acuan
Menyusun
dan mengembangkan suatu kerangka acuan diklat atau Term of Reference (TOR). Pada umumnya garis besar isi kerangka acuan diklat
meliputi:
1) Latar
belakang (mengapa)
2) Tujuan
diklat (untuk apa)
3) Poko
bahasan/materi diklat (Apa)
4) Pendekatan
dan metodologi diklat (bagaimana)
5) Peserta
pelatihan dan fasilitator (siapa)
6) Waktu
dan tempat pelatihan (kapan dan dimana)
7) sumber
dana dan pembiayaan (berapa)
Hal
tersebut terinci dan dibukukan dalam panduan diklat yang akan diserahkan kepada
semua peserta diklat.
2. Pelaksanaan
diklat
Aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam
penyelenggaraan diklat terkait dengan event
organization, yaitu pembentukan organizing
commite atau struktur organisasi kepanitiaan yang bertanggungjawab terhadap
pelaksanaan diklat sesuai dengan tugas dan fungsinya masing-masing dan starring comitte yang bertanggungjawab
penuh saat pelaksanaan diklat. Kegiatan organizing
commite meliputi menetapkan tempat penyelenggaraan dan fasilitas yang
tersedia (kapasitas ruangan, tempat parker, kamar kecil, ruang tunggu,
penginapan, dan fasilitas lain yang dibutuhkan) yang dapat memberikan
kenyamanan peserta diklat dan membuat time
schedule diklat termasuk pemberitahuan/ undangan kepada peserta dan
fasilitator, serta mempersiapkan kelengkapan bahan diklat termasuk konsumsi. Sedangkan
kegiatan starring comitte meliputi
penentuan pembawa acara, moderator yang dapat mancairkan suasana, para nara
sumber, jenis bahan ajar, metode, dan pendukung pelaksanaan diklat lainnya.
Para petugas starring comitte
sebaiknya adalah orang-orang yang sudah berpengalaman dan berkualitas sehingga
memberikan nuansa semangat bagi peserta dan panitia dalam mencapai tujuan
diklat.
3. Tahap
evaluasi dan tindak lanjut
Tahap evaluasi menjadi bagian penting yang perlu
dilakukan oleh penyelenggara diklat untuk mengetahui apakah diklat tersebut
mempunyai nilai guna yang maksimal dalam peningkatan kualitas sumber daya
manusia dan pengembangan organisasi.
Tahapan evaluasi bertujuan untuk:
a. Menemukan
bagian-bagian mana saja dari pelaksanaan diklat yang berhasil mencapai tujuan,
serta bagian mana sajakan yang kurang atau tidak mencapai tujuan sehingga dapat
dibuat langkah-langkah perbaikan.
b. Memberi
kesempatan kepada peserta untuk menyumbangkan pemikiran dan saran-saran serta
penilaian terhadap efektifitas program pelatihan yang dilaksanakan.
c. Mengetahui
sejauh mana dampak kegiatan pelatihan terutama yang berkaitan dengan terjadinya
perubahan perilaku dikemudian hari.
d. Mengidentifikasi
kebutuhan pelatihan untuk merancang dan merencanakan diklat selanjutnya.
Beberapa tahap evaluasi yang diungkapkan oleh
William Anthoni, et.al, (2002) yaitu:
a. Reaction
merupakan reaksi dari para peserta diklat. Data tentang reaksi para peserta
diklat dapat dikumpulkan dengan cara pemberian angket kuisener penyelenggaraan
diklat. Data ini meliputi tanggapan peserta diklat mengenai fasilitas
penyelenggaraan diklat baik itu tempat, makanan, pelayanan, proses
pembelajaran, dan materi diklat.
b. Learning merupakan
tingkatan pencapaian proses pembelajaran peserta diklat. Pada tahap ini dapat
diketahui sejauh mana peserta diklat telah mencapai standar kelulusan baik
keterampilannya maupun ketika proses pelatihan. Pengambilan data ini melalui performance test untuk mengukur tingkat
kelulusan, role playing untuk
mengukur proses keterampilan, dan penilaian terhadap perubahan perilaku (behaviour).
c. Result
merupakan evaluasi hasil melalui penyelidikan bagaimana program diklat telah
memegaruhi organisasi yang mengikuti diklat. Misalnya, apakah terjadi
peningkatan kinerja para aparatur atau sebaliknya. Jika terjadi ketidaksesuaian
antara kenyataan dengan harapan diselenggarakannya diklat maka perlu dilakukan
analisis penyebab kegagalan tersebut.
Setelah diperoleh data evaluasi maka dilakukan
tindak lanjut. Tindak lanjut merupakan kegiatan yang dilakukan oleh peserta
diklat setelah kegiatan pelatihan selesai. Rencana tindak lanjut seharusnya dibuat
secara spesifik dan realistis sesuai dengan tanggungjawabnya.
Penyelenggara diklat dapat memilih berbagai jenis
desain evaluasi sesuai dengan waktu, biaya, maupun tenaga yang tersedia. Desain tahapan evaluasi dapat dilakukan
melalui post test, pre test/post test, atau multiple
pre test/multiple post test. Apapun desain yang dipilih akan mencerminkan
perubahan terhadap pengetahuan, keterampilan, dan sikap/perilaku peserta diklat
sehingga dapat dilakukan pengembangan dan pemberdayaan yang berkelanjutan.
Sedangkan menurut Anthony,
(2000:125) prosedur penyelenggaraan diklat
dapat digambarkan seperti siklus berikut ini:
Siklus
tersebut menunjukan bahwa sebelum pelaksanaan diklat perlu dilakukan analisis
kebutuhan, pengembangan tujuan diklat, dan pengembangan kriteria evaluasinya. Hasil dari pengembangan tujuan
dijadikan bahan pertimbangan pemilihan jenis diklat beserta desain/metode yang
dipilih. Selanjutnya adalah pelaksanaan
diklat dan pengukuran hasil yaitu dengan membandingkan dengan kriteria
pengembangan pegawai yang telah ditentukan dengan hasil yang dicapai.
Keberhasilan penyelenggaraan diklat tidak hanya
dipengaruhi dari prosedurnya saja tetapi menurut Paul
(1983) efektivitas diklat tergantung pada lima faktor, yaitu training policies and institutions, the
education system, the existing stock of educated manpower, the personnel
policies and lis system, and the administrative culture. Selain itu, strategi merupakan faktor terpenting dalam
proses perencanaan. Strategi merupakan rencana yang menyeluruh dan terpadu
mengenai upaya-upaya yang dapat dilakukan dalam penyelenggaraan diklat dapat
berupa penetapan kebijakan dan program operasional dengan memperhatikan sumber
daya organisasi serta keadaan lingkungan yang dihadapi.
Contoh strategi yang akan diitetapkan oleh Badan
Pendidikan dan Pelatihan Kemendagri dalam melaksanakan misinya sebagai berikut
:
1. Kemitraan,
Dilaksanakan dengan memberikan peluang yang lebih
besar bagi keterlibatan komponen-komponen di luar lembaga diklat dan di luar
instansi pemerintah dalam pengembangan berbagai program kediklatan.
2. Pengembangan Kelembagaan,
Dilaksanakan agar lembaga-lembaga kediklatan mampu
menjadi lembaga yang profesional dalam tataran desain organisasi, tataran
sistem dan mekanisme kerjanya.
3. Pengembangan Kapasitas Personil Diklat,
Dilaksanakan untuk meningkatkan profesionalisme
lembaga diklat melalui upaya peningkatan profesionalisme kediklatan bagi
segenap jajaran personil di lembaga diklat.
4. Swadana,
Dilaksanakan dengan cara pengembangan pola pendamping
yang memungkinkan lembaga-lembaga diklat dan unit-unit kerja pemerintah dapat
bekerja lebih dinamis dan kreatif. Untuk itu strategi pembiayaan program diklat
dengan pola swadana semakin penting untuk dikembangkan.
Sedangkan menurut Zaltman
(1977) dalam Yayat Sudaryat menyebutkan empat strategi pelatihan, yakni
strategi fasilitatif, reedukatif, persuasif (bujukan), dan strategi paksaan.
Pengelolaan
komponen diklat dan penentuan strategi diklat yang tepat termasuk kebijakannya
sangat bermanfaat untuk keberlangsungan suatu organisasi karena dengan tercapai
penyelenggaraan diklat yang profesional maka diharapkan aparatur dalam
organisasi mempunyai kompetensi yang handal dibidangnya.
Selain
itu, hal-hal yang menunjukkan pentingnya manajemen diklat bagi suatu organisasi
adalah sebagai berikut:
1. Terukurnya
peningkatan prestasi kinerja melalui perubahan pengetahuan dan keterampilan.
2. Terukurnya
biaya yang dikeluarkan dengan manfaat yang akan diperoleh.
3. Spesifikasi
tujuan pelatihan sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan tugas yang ada.
4. Adanya
peningkatan yang adapat diukur di dalam pencapaian tujuan organisasi atau
lembaga.
D. PENUTUP
Pendidikan dan pelatihan merupakan salah satu upaya peningkatan
pengetahuan, keterampilan, dan sikap aparatur dalam rangka memenuhi kinerja
yang diharapkan dan memenuhi kualifikasi sumberdaya manusia untuk menghadapi
perubahan tuntutan kualitas baik dari internal maupun eksternal. Keputusan
pentingnya penyelenggaraan diklat didasarkan pada analisis kebutuhan meliputi pengembangan
karir, adanya kepentingan perbaikan kinerja pegawai yang rendah, penambahan
fungsi dalam organisasi, memperkecil kesenjangan tuntutan pekerjaan dengan
sumberdaya manususia yang ada. Informasi dari analisis kebutuhan mengharuskan
ada dan tidaknya program diklat. Apabila permasalahan terkait dengan persoalan aparatur
maka perlu adanya penyelenggaraan diklat. Penyelenggaraan diklat akan maksimal
jika komponen diklat dikelola secara efektif
dan efesien sesuai dengan kebijakan dan strategi yang tepat. Langkah-langkah
dalam mengelola diklat adalah: 1) tahap perencanaan dengan menentukan jenis
diklat, nara sumber (pelatih), durasi waktu, penentunan materi/kurikulum, 2)
tahap pelaksanaan dan 3) tahap evaluasi. Keberhasilan manajemen diklat sangat
bermanfaat bagi organisasi karena memberikan dampak positif pada peningkatan
kinerja yang sesuai dengan kriteria pengembangan tujuan yang telah ditentukan.
DAFTAR PUSTAKA
Ambar Teguh Sulistiyani & Rosidah, 2003 Manajemen
Sumber Daya Manusia,
Yogyakrta: Graha Ilmu
file.upi.edu/Direktori/FPBS/JUR...YAYAT.../PELATIHAN.pdf
Peraturan
Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan
Pegawai Negeri Sipil
staff.uny.ac.id/system/files/...%20Rosidah..../manajemen%20diklat.pdf
William P. Antony, 2002. Human Resouces Management.,
A Strategic Approach,
United States Of America
Tidak ada komentar:
Posting Komentar